本公司客户投诉的受理过程如下:
第一步:接受投诉
客户投诉负责人接受客户投诉,做好客户投诉记录。接到客户投诉或抱怨的信息,在表格上记录下来,如公司名称、地址、联系人、联系人手机、电话号码以及投诉原因等。若属不在服务时间、范围内的问题,向客户分析这些问题信息,并做好向客户的说明及解释工作。不能马上解决、答复或需核实原委经过的,需向客户承诺在尽短的时间内(本公司规定最长在二个工作日内)给与明确的答复。
第二步:调查投诉内容,确定责任部门
客户投诉负责人根据客户投诉内容,进行调查并填写客户投诉调查表。如果投诉情况属实,投诉成立,分析确定责任部门;如果投诉不属实,向客户返回调查意见。
第三步:传递工作联系单
对于情况属实的投诉,填写客户投诉传递单,向责任部门传递。要求责任部门在二个工作日内给与答复及提出相关问题的解决方案。
第四步:沟通客户意见
客户投诉负责人就责任部门的答复和处理方案与客户沟通,填写客户意见表。如果同意,按照方案执行;如果不同意,返回责任部门。若客户提出的解决要求太于过分且不合理的,提请相关部门协商或诉讼解决。
第五步:实施解决方案
客户接受解决方案后,由责任部门组织实施问题解决的方案。
第六步:客户回访
跟踪处理结果的落实,直到客户答复满意为止。责任部门的问题解决方案实施完毕之后三个工作日内,由客户投诉负责人进行客户回访,并填写客户满意度调查表。
第七步:将回访意见返回责任部门
客户投诉负责人将客户满意度调查表返回责任部门并存档。如果客户满意或非常满意,则投诉正式受理完毕。